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Procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa, en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes y gráficas que permiten evaluar el estado financiero de la organización así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas. Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfases con los demás sistemas Aspel e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa.

Beneficios

Aspel-COI 5.5 permite a las empresas mantener su contabilidad al día y a la vanguardia tecnológica ya que la nueva versión 5.5 del sistema líder en México, incluye el manejo de comprobantes fiscales digitales, nuevas herramientas que permiten la máxima explotación de la información de forma muy sencilla y la rápida generación de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (IVA).

Con Aspel-COI controlas la información y los documentos de:

• Catálogos de Cuentas
• Catálogos de Activos
• Catálogos de Pólizas

Aspel-COI te proporciona ágiles Consultas y Reportes con diversos filtros que te apoyen en la toma de decisiones:

• Balance general y Estado de resultados 
• Balanza de comprobación y Auxiliares (mensuales y anuales) 
• Conciliación de activos y depreciación y revaluación de activos fijos 
• Diario general y Libro mayor 

El sistema Aspel-COI cuenta con mayores beneficios para ti, ya que se pueden manejar sin costo adicional hasta 99 empresas, además se cuenta con la modalidad de 1 usuario adicional, reduciendo así los costos por incrementar usuarios.

Tips

• Las interfases de los sistemas Aspel facilitan la integración de procesos administrativos, a la vez que contribuyen a la disminución de errores y tiempos de captura. 
• Aspel-COI recibe de Aspel-NOI, Aspel-BANCO 3.0, Aspel-SAE y Aspel-CAJA, la información contable derivada de la operación de cada sistema.

FUNCIONES

Catálogo de Cuentas

• Hasta 20 dígitos y 9 niveles, en el número de cuenta.
• Manejo de hasta 999 centros de costos (departamentos).
• Consulta actualizada de saldos y auxiliares.
• Versatilidad para definir las características de las cuentas: naturaleza (acreedora o deudora), manejo de cuentas de contrapartida, entre otras.
• Determinación automática del saldo promedio diario para todas las cuentas.

Pólizas 

• Fácil captura:
  • Copiando y pegando a partir de otras pólizas.
  • Utilizando el catálogo de conceptos.
  • Mediante las cuentas de contrapartida y de cuadre.
  • Integrando pólizas de diferentes empresas y las recibidas por correo electrónico.
  • Manejo de pólizas modelo para registrar movimientos frecuentes.
• Actualización automática de saldos contables en todos los períodos cuando se realizan cambios en pólizas registradas en meses anteriores (traspaso).
• Auditoría de pólizas que impide modificaciones posteriores. 
• Facilidad para asociar y visualizar cualquier documento .doc, .xls, .pdf, .jpg como comprobante de póliza, incluso se pueden asociar comprobantes fiscales digitales tales como las facturas electrónicas; las cuales se podrán consultar las veces que sea necesario (Almacén Digital de Documentos).
• Asignación del IVA relacionado a los movimientos y su retención.
• Hasta 12 tipos de póliza.
• Números de pólizas con folios numéricos y alfanuméricos.

Auxiliares 

• Consulta desde el Catálogo de cuentas.
• Exportación a Microsoft Excel y actualización automática en dicha aplicación en el momento en que se modifique en Aspel-COI. 
• Auxiliares por departamento y ordenados por fecha o póliza.

Activos 

• Cálculo de la depreciación contable y fiscal de acuerdo a la LISR.
• Determinación del Impuesto al Activo.
• Creación automática de pólizas al dar de alta, baja o depreciar activos.
• Seguimiento al mantenimiento y seguros de los activos.
• Expediente completo de los activos incluyendo datos de ubicación y observaciones sobre los mismos.

Multimoneda 

• Control de saldos de las cuentas contables y activos en moneda extranjera. 
• Registro del tipo de cambio en la captura de pólizas.
• Captura de pólizas en otras monedas y conversión automática de los montos a la moneda contable. 
• Histórico de tipos de cambio para facilitar las capturas y procesos.
• Generación automática de la póliza de ajuste por ganancia o pérdida cambiaria.
• Estados financieros en diferentes divisas.

Consultas y reportes  

• Balanza de comprobación acumulada por los movimientos y saldos de más de un período. La Balanza mensual y acumulativa se pueden obtener por uno o varios departamentos. 
• Balance general, estado de resultados, diario general, libro mayor, presupuestos, depreciación contable y fiscal de activos.
• Versátiles consultas con búsquedas y filtros que permiten revisar sólo la información de interés y ubicar rápidamente el concepto requerido.
• Acceso a la información relacionada al concepto que se esté consultando, sin necesidad de abrir más catálogos o cambiar de período.
• Generación de hojas de cálculo personalizadas exportando a Microsoft Excel® la información contable. 
• Bitácora con los pagos realizados a terceros (proveedores) y desglose del IVA relacionado.
• Envío de pólizas, consultas y reportes por correo electrónico.
• Creación de consultas y reportes definidas por el usuario.
• Exportación a formatos Internet (html), Excel® (biff3), ASCII (txt), Lotus® (wk1) y Dbase® (dbf).
• Diferentes gráficas como de: Liquidez, Apalancamiento, Prueba de ácido, Ventas, Utilidad, Rotación de inventarios y varias más.
• Disponibilidad en dispositivos móviles compatibles con Palm® y/o Microsoft Excel® (Información Móvil).

Hojas de cálculo fiscales y financieras 

• Generación automática de las declaraciones fiscales en Microsoft Excel®, como: pagos provisionales, declaración anual de IVA, IA, ISR, reexpresión B-10 y Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (IVA), entre otras.
• Para facilitar la definición y modificación de hojas de cálculo, Aspel-COI instala una barra de tareas adicional en Microsoft Excel®, que permite elaborar y en su caso adecuar de manera sencilla y amigable las hojas de cálculo que el sistema provee.

Procesos 

• Cierre o auditoría de períodos.
• Determinación del “Ajuste anual por inflación”.
• Consolidación de empresas.
• Respaldo de datos por empresa.
• Mes de ajuste para procesos extraordinarios.

Interfase con los sistemas Aspel 

• Las interfases de los sistemas Aspel facilitan la integración de procesos administrativos a la vez que contribuyen a la disminución de errores y tiempos de captura. Prácticamente todos los sistemas envían a Aspel-COI la información contable derivada de su operación: 
  • Aspel-SAE genera las pólizas correspondientes a las ventas, compras, movimientos al inventario, abonos y cargos de cuentas por cobrar y por pagar. En el caso de ventas y compras, las pólizas pueden ser generales o bien desglosarse por cliente, proveedor, zona del cliente, del proveedor o incluso por documento. Las de movimientos al inventario también pueden ser generales o detallarse por línea de producto o por impuesto. Con la versión 4.0 de Aspel-SAE la interfase puede ser en línea.
  • Aspel-BANCO 3.0 genera las pólizas correspondientes a los cargos y abonos de las cuentas bancarias. Las pólizas-cheque se pueden contabilizar en línea.
  • Aspel-NOI genera las pólizas modelo correspondientes a las provisiones y pagos de nómina, ya sea de forma general o desglosadas por trabajador, departamento o cuenta auxiliar.
  • Aspel-CAJA genera las pólizas modelo de los movimientos de ventas e ingresos obtenidos en los puntos de venta.

Aspel-INFOWEB 2.0 (opcional) 

• Con este servicio, desde Aspel-COI se puede publicar en un sitio de Internet las consultas y reportes del sistema, además de cualquier tipo de información financiera, contable y comercial que de manera conjunta proporcione una visión general y completa de la empresa (hojas de cálculo, diagramas, imágenes, entre otros) teniendo así, un espacio de consulta y descarga de información, sin la complejidad de operación que un sitio de este tipo implica; siendo un lugar confiable y seguro, cuyo acceso se controla mediante la definición de perfiles para los usuarios.

Características generales del producto 

• Completamente en español.
• Base de datos en formato Paradox® y posibilidad de uso en formato MS-SQL®. 
• Traductor automático de datos de versiones Aspel-COI 3.5 y 4.0. 
• Actualización en línea vía Internet a las últimas mejoras de la versión (Aspel-AL).
• Perfiles del usuario para un acceso seguro a la información (módulo mejorado).
• Disponible en versiones de 1 usuario 99 empresas y licencias de usuarios adicionales

LO NUEVO

En la versión 5.0 se incorporaron al sistema diversas funcionalidades que por un lado agilizan la generación de las declaraciones de impuesto y hojas de cálculo financieras y por otro, facilitan la captura y operación general del sistema. En la nueva versión de Aspel-COI 5.5 se integra la generación de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (IVA), misma que debe presentarse mensualmente.

Dentro de las nuevas características más importantes de Aspel-COI 5.5 se encuentran:

Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (IVA)

Dado que en el sistema se tiene el registro contable de todas las operaciones realizadas por la empresa, incluyendo los pagos, Aspel-COI 5.5 proporciona la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros de una manera muy sencilla:

• Incluye un catálogo de RFC’s con los datos fiscales de los proveedores.
• Permite asociar a cada operación, el RFC del proveedor relacionado.
• Por cada pago, se calcula e identifica el IVA relacionado por tasa de impuesto.
• Con un solo clic se genera la Bitácora recomendada por el SAT con el desglose de los pagos por RFC y el IVA relacionado.
• El sistema genera el archivo con la estructura requerida por el SAT para realizar la carga batch de la Declaración. 
• Exporta a Microsoft Excel® la información de la Declaración para que ésta sea modificada.
• Instala un icono en la barra de herramientas de Microsoft Excel® con la cual a partir de la información de la hoja de cálculo modificada se obtiene el archivo listo para la carga batch.

Hojas de cálculo 

• Generación automática de las declaraciones fiscales en Microsoft Excel®, como: pagos provisionales, declaración anual de IVA, Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (IVA), impuesto al activo e ISR y reexpresión B-10, entre otras.
• Para facilitar la definición y modificación de hojas de cálculo, Aspel-COI 5.5 instala una barra de tareas adicional en Microsoft Excel®, que permite elaborar y en su caso adecuar de manera sencilla y amigable las hojas de cálculo que el sistema provee.
• Nueva consulta en la que se listan las hojas fiscales y financieras elaboradas en Microsoft Excel®, lo que facilita su identificación y selección desde el sistema.

Mejoras en el Catálogo de cuentas 

• Se puede asignar a cada cuenta contable su correspondiente cuenta de contrapartida, misma que el sistema sugiere en la captura de pólizas, dando gran agilidad a este proceso.
• Definición de la naturaleza de la cuenta: Deudora o Acreedora.
• Para una fácil y eficiente generación de los reportes y declaración fiscales, el sistema permite clasificar a las cuentas de una manera muy sencilla, por ejemplo: Activo circulante, fijo, gastos de operación, costos de ventas, inventarios, etc. 
• Desde el catálogo de cuentas se pueden consultar e imprimir los auxiliares, consultar los saldos históricos y en moneda extranjera, editar pólizas y muchas funciones más. 

Pólizas 

• Captura de pólizas en moneda extranjera, recalculando automáticamente los montos a moneda contable.
• Mayor dinamismo en la edición de pólizas modelo.
• Generación y registro de las pólizas de depreciación, ajuste cambiario y cierre anual, sin necesidad de tratarlas como pólizas modelo.
• Asociación de comprobantes a las pólizas (Almacén Digital de Documentos). El sistema permite asociar documentos como hojas de cálculo, archivos de texto, imágenes, entre otros, hasta comprobantes fiscales digitales, para un seguimiento puntual y una integración total al proceso administrativo de la empresa. 
• Asignación del IVA relacionado a los movimientos y su retención.

Auxiliares 

• Innovadora consulta desde el Catálogo de cuentas.
• Exportación a Microsoft Excel®. 

Consultas 

Todas las consultas del sistema ahora son dinámicas. Entre otras operaciones permiten:

• Revisar desde una misma ventana información relacionada sin necesidad de abrir más catálogos. Por ejemplo, en el Catálogo de Cuentas, con sólo ubicarse en una cuenta, en la parte inferior de la ventana se muestran los movimientos registrados para esa cuenta en el período que se está consultando.
• Ordenar la información de manera ascendente o descendente por columna.
• Búsquedas fonéticas con sólo ubicarse en un registro y teclear el primer carácter del dato buscado (por ejemplo, el primer dígito del número de cuenta o la primer letra de la descripción de la cuenta). 
• Exportar la información a dispositivos móviles compatibles con Palm® o Microsoft Excel®. (Información Móvil).

Administración de períodos de trabajo 

• Traspaso automático de los saldos de las cuentas, desde el periodo donde se realizaron los cambios (una alta o modificación de pólizas, una alta de cuentas o captura de saldos iniciales) hasta el periodo actual de trabajo. 
• Para evitar que se hagan cambios en períodos de trabajo ya cerrados o auditados, se da la opción de “cerrar” o bloquear períodos.
• Nueva consulta donde se visualizan todos los períodos de trabajo registrados en la base de datos y desde la cual se pueden realizar diferentes operaciones, como traspasos de saldos y creación del siguiente período, entre otros.

Balanza de comprobación acumulativa 

• Balanza de comprobación acumulada por los movimientos y saldos de más de un período. 
• Tanto la balanza mensual como la acumulativa se pueden obtener por uno o varios departamentos.

Estados financieros en otras monedas 

• Se pueden emitir el Balance General y el Estado de Resultados expresados en dólares o cualquier moneda extranjera. 

Seguros y mantenimiento de activos 

• Para un mejor control sobre los activos, se puede indicar los datos correspondientes a su mantenimiento, como fecha y costo de último mantenimiento; asimismo, se pueden registrar los datos de la póliza de seguro de cada activo (no. de póliza, compañía aseguradora, monto asegurado, entre otros), de manera que los diferentes reportes orienten al usuario sobre las tareas de mantenimiento a realizar y las pólizas de seguros a renovar. 

Nuevo editor de reportes 

• El sistema cuenta con un nuevo editor de reportes el cual facilita la creación o modificación de reportes, haciendo de éste un proceso que permite explotar las ventajas del nuevo formato de la base de datos del sistema.

Interfases con los demás sistemas Aspel 

• Aspel-COI 5.5 mantiene interfase vía pólizas modelo con los sistemas Aspel-NOI, Aspel-CAJA y Aspel-SAE. 
• Puede mantener interfase en línea con Aspel-BANCO 3.0 o superior y con Aspel-SAE.

Perfiles de usuario 

• Control mejorado de perfiles de usuario que ahora puede administrar a todos los usuarios de los sistemas Aspel en un ambiente común, facilitando su organización y acceso.

Mejoras en el proceso de generación y reinstalación de respaldo 

• El respaldo se realiza de todos los períodos de trabajo de cada empresa.
• Se puede respaldar todo tipo de archivos que utiliza el sistema y elegir los que se requieren.
• El respaldo puede ser protegido por una contraseña.

Aspel-INFOWEB 2.0 (opcional)  

• Con este servicio, desde Aspel-COI 5.5 se puede publicar en un sitio de Internet las consultas y reportes del sistema además de la información empresarial deseada, que se accede de manera segura mediante claves de acceso, facilitando la toma de decisiones en cualquier momento.

Base de datos abierta  

• Base de datos en formato Paradox® y posibilidad de uso en formato MS-SQL®.

Traducción de Datos 

• Traduce información de versiones Aspel-COI 3.X y 4.0 para Windows®, incluyendo los perfiles de usuario.

Actualización en línea (Aspel-AL) 

• Se incorpora la función de “Actualización en Línea” o “Aspel-AL”, la cual notifica automáticamente el momento en el que exista una actualización de la versión.

Licenciamiento 

•  Disponible en versiones de 1 usuario 99 empresas y licencias adicionales desde un usuario.

Requerimientos mínimos de hardware y software

• Procesador Intel Pentium® o compatible, de 300 Mhz o superior*
• 256 Mb de RAM*
• 140 Mb de espacio libre en disco duro
• Monitor Super VGA (800x600) o superior
• Microsoft Windows® NT, 2000, XP, 2003 o superior 

* Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores.  
Para instalación en servidor se recomienda un procesador superior y mayor capacidad de memoria RAM.